Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Jak zorganizować Archiwum Elektroniczne w firmie?

Świat wokół nas się zmienia, staje się coraz bardziej elektroniczny. Praktycznie we wszystkich aspektach życia analogowe zostaje zastąpione cyfrowym. Zmiana ta jest szczególnie widoczna w obszarze zarządzania informacją i dokumentacją – coraz więcej danych wymieniamy miedzy sobą drogą elektroniczną i jest niemal pewne, że już w niedalekiej przyszłości papier praktycznie przestanie tu funkcjonować. Dlatego już dziś wiele firm decyduje się na profesjonalne zorganizowanie Archiwum Elektronicznego, które zastąpi tradycyjne archiwum.

Jakie dokumenty powinny trafiać do Archiwum Elektronicznego?

To podstawowe pytanie, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, by nasze nowe narzędzie okazało się efektywne. Z pewnością nie powinny trafiać do niego wszystkie dokumenty, które generuje firma, bo koszt infrastruktury i procesu skanowania (do momentu gdy funkcjonuje papier) z pewnością przewyższył by zysk z wdrożenia. Odpowiedzi należy zawsze szukać bezpośrednio w obszarach bliznowych naszych firm, sprawdzając jakie dokumenty są wykorzystywane w procesach biznesowych i jak często do nich sięgamy. Analizując te dwie zmienne z pewnością uzyskamy dane do kalkulacji bieznes case’u.

Jak powinno być zbudowane Archiwum Elektroniczne?

Jak już podejmiemy decyzję o stworzeniu archiwum i wytypujemy dokumenty, które mają do niego trafiać, staniemy przed decyzją o strukturze naszego repozytorium. Wśród dostępnych na rynku najlepszych praktyk mamy w zasadzie do dyspozycji dwie szkoły. Pierwsza proponuje strukturę merytoryczną, w której archiwum podzielone jest według treści i rodzaju dokumentów (przykładowo w bankowości najczęściej mówimy tu o archiwum bazującym na produktach, takich jak kredyt hipoteczny, rachunek czy lokata). Druga szkoła opiera się o strukturę organizacyjną firmy, dzieląc zasoby archiwum elektronicznego na działy (np. prawny, księgowy czy HR).

Jakie funkcjonalności powinno posiadać Archiwum Elektroniczne?

Po uzyskaniu odpowiedzi na dwa pytania strategiczne, czyli co i jak archiwizować, będziemy gotowi do podjęcia decyzji w jakim narzędziu to zrobić. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań i większość z nich posiada podobne standardowe funkcjonalności repozytorium. Przy wyborze warto jednak zwrócić uwagę na elementy dodatkowe, wykraczające poza standard, które zapewnią nam możliwość optymalizowania pracy narzędzie. Do takich funkcjonalności należą z pewnością: możliwość uruchamiania procesu biznesowego, którego początek stanowi dokument czy funkcjonalność kontrolowania okresu przechowywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.