Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Które procesy warto optymalizować w pierwszej kolejności?

Przygotowując się do projektu optymalizacji procesów biznesowych warto zastanowić się, które z nich są bezpośrednio związane z otaczającą rzeczywistością gospodarczą i które mają znaczący wpływ na pozycję firmy na rynku. Zazwyczaj są to procesy sprzedaży (komunikacja z klientami firmy) oraz procesy korespondencyjne (komunikacja z klientami, partnerami handlowymi i instytucjami) ze szczególnym uwzględnieniem procesów rozliczeniowych (np. akceptacja faktur kosztowych). To właśnie tym procesom powinno się poświęcić najwięcej uwagi w pierwszej kolejności. 

Procesy sprzedaży i obsługi klienta

Optymalizacja procesu sprzedaży daje korzyści nie tylko dla klientów (czym firmy mogą się wyróżnić na tle konkurencji) ale też dla pracowników i właścicieli. W projekcie optymalizacji procesu sprzedaży warto uwzględnić zastąpienie dokumentów papierowych wersjami elektronicznymi podpisywanym przez klienta za pomocą odręcznego podpisu elektronicznego na tabletach. Rozwiązanie to zapewnia szereg korzyści optymalizacyjnych i dzięki zmianom prawnym w 2016 roku może być już stosowane z powodzeniem w Polsce.

Obsługa korespondencji

Do każdej firmy każdego dnia trafiają różne przesyłki i pisma. Jedne z nich mają kluczowe znaczenie dla odbiorców i powinny być obsłużone bardzo szybko, a inne nie mają wartości. Jedna powinny być otwierane i przekazywane dalej, a inne nie. Automatyzacja tego obszaru pozwala uporządkować prace z przesyłkami, które de facto są procesami i uzyskać kontrolę nad komunikacją firmy z jej otoczeniem.

Proces akceptacji faktur kosztowych

O tym, że jest to najpopularniejszy proces optymalizowany w firmach, którego wdrożenie jest stosunkowo proste, a który przekłada się bezpośrednio na relacje z kontrahentami – faktury płacone na czas pomagają utrzymać dobre relacje; a niepłacone niestety niszczą je. Przy optymalizacji procesu warto uwzględnić integrację z systemem finansowo-księgowym oraz opcjonalne dodanie procesu budżetowania i obsługi zamówień zakupu – umożliwi to zautomatyzowanie procesu od momentu budżetowania, przez akceptację zamówień po rozliczenie faktur.