Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Certyfikacja Paperless

Certfikacja_Paperless

Billennium od ponad początku swojej działalności koncentruje się na dostarczaniu Klientom rozwiązań generujących wartość  w ich działalności. Przez lat współpracy z organizacjami z różnych branż zespół miał możliwość realizować dziesiątki projektów wdrożeniowych w zakresie optymalizacji procesowej. Marka Paperless to nie tylko produkt, to przede wszystkim idea oraz wiedza, która umożliwia usprawnienie organizacji i redukcję wykorzystania papieru w codziennej działalności. Setki przeprowadzonych warsztatów i tysiące rekomendacji przygotowanych dla naszych Klientów umożliwiły zgromadzenie wiedzy, która posłużyła zbudowaniu ścieżki certyfikacyjnej.

Celem certyfikacji Paperless jest dostarczenie wartościowej wiedzy o stanie audytowanej organizacji oraz zestawu rekomendacji, których zastosowanie będzie miało bezpośredni i pozytywny wpływ na organizację w zakresie oszczędności czasu, pieniędzy, papieru oraz drzew. Są to cztery podstawowe wskaźniki jakie stosujemy przy realizacji projektów. Każdy z nich ma swoją unikalną wartość.

 

Jak przebiega audyt certyfikacyjny?

Usługa audytowa wymaga dużego zaufania oraz wymiany wrażliwiej wiedzy dlatego projekt zawsze poprzedza podpisanie umowy o zachowaniu poufności (NDA). Samo przyznanie certyfikatu do czynność administracyjna, która przebiega na podstawie osiągniętego przez organizację wyniku. Audyt dokonywany jest przez firmy specjalizujące się w weryfikacji.

Etapy audytu

1. W trakcie audytu, w zależności od normy o jaką stara się audytowana organizacja, przeprowadzane są warsztaty z pracownikami, kierownictwem oraz zarządem spółki.

2. Audyt rozpoczyna się od przesłania harmonogramu spotkań, obszarów organizacji, które będą weryfikowane oraz zasad na podstawie, których wszystkie prace będą realizowane.

3. Następnie dochodzi do pierwszego spotkania, na którym audytor przedstawia podstawowe informacje o procesie weryfikacji oraz opowiada o metodach pracy.

4. Na bazie wywiadów z pracownikami i obserwacji funkcjonowania organizacji powstaje raport składający się z dwóch części. Pierwsza zawiera odpowiedzi na wszystkie pytania związane z normą PPL. W trakcie przygotowywania odpowiedzi, każda z nich otrzymuje określoną liczbę punktów. Punkty te służą do oceny czy dany poziom certyfikacji może zostać firmie przyznany. W zależności od poziomu progi punktowe są inne, co więcej aby certyfikat został przyznany wymagane jest aby organizacja zdobył określoną liczbę punktów w poszczególnych obszarach, a nie jedynie łącznie dla całego audytu.

Druga bardzo ważna i wartościowa część raportu to zbiór rekomendacji. Na podstawie obserwacji i wywiadów Audytor, jeżeli znajdzie potencjalne miejsca do usprawnień, przygotowuje merytoryczne rekomendacje. W przypadku gdy rekomendacja jest procesowa, wymagane jest podanie uzasadnienia, tj. potencjalnego zysku z wprowadzenia, oraz konsekwencji zmian dla organizacji. W przypadku zmian technologicznych, konieczne jest wskazanie technologii, która daną rekomendację może zrealizować w warunkach badanej organizacji.

 

Na czym polega certyfikacja Paperless

Obecnie na rynku funkcjonują 4 poziomy certyfikatu. Każdy z nich charakteryzuje organizację na inny sposób. W skrócie możne je opisać następująco:

Poziom 1: organizacja papierowa, ale procesowa.

Poziom 2: organizacja zdigitalizowała swoje procesy.

Poziom 3: organizacja zautomatyzowała swoje elektroniczne procesy.

Poziom 4: elektroniczne organizacje, które wyznaczają trendy w stosowaniu najnowszych technologii.

Są to skrótowe opisy tego czym różnią się poszczególne poziomy certyfikatów. Poniżej znajduje się charakterystyka poszczególnych poziomów certyfikacji Paperless.

 

Certyfikacja PPL 01 – Poziom 1

Opis poziomu:

Stosowany jest dla organizacji, które wciąż pozostają w świecie papierowym, ale dbają by procesy realizowano zgodnie z wyznaczonymi procedurami, a zużycie papieru zostało zachowane na relatywnie niskim poziomie.

Weryfikacja:

W trakcie audytu, uprawniony specjalista Paperless weryfikuje czy procesy biznesowe w organizacji zostały odpowiednio opisane i czy wiedza o nich jest ogólnie dostępna dla pracowników. Badane są zachowania poszczególnych aktorów procesowych, ich znajomość procedur oraz stosowanie się do wyznaczonych zasad. W zakresie zużycia papieru weryfikowane są szablony najczęściej drukowanych dokumentów oraz konsumpcja tuszu oraz kartek. Specjalista sprawdza m.in. stosowane czcionki, marginesy, układy stron oraz parametry wydruku. Ich weryfikacja pozwala na zmniejszenie kosztów wydruku nawet o 40%.

 

Certyfikacja PPL 02 – Poziom 2

Opis poziomu:

Certyfikat przyznawany organizacjom, które większość swoich procesów przeniosły już do świata cyfrowego. Przy każdym poziomie certyfikacji punkty przyznawane są na podstawie analizy procesów. Niezbędnym minimum jest digitalizacja takich procesów jak korespondencja przychodząca i jej obiegi w organizacji, elektroniczne procesowanie faktur kosztowych, delegacji pracowniczych, wniosków urlopowych czy obiegówki sprzętowej.

Weryfikacja:

Audytorzy Paperless weryfikują czy procesy są rzeczywiście realizowane cyfrowo. W trakcie projektów weryfikacji dla Poziomu 2, pojawiają się rekomendacje związane z uszczelnieniem procesów biznesowych oraz zestaw wytycznych pomagających przejść na kolejny poziom certyfikacji, cechujący się optymalną realizacją cyfrowych procesów.

 

Certyfikacja PPL 03 – Poziom 3

Opis poziomu:

Firmy z tym poziomem certyfikacji Paperless mogą szczycić się mianem liderów cyfryzacji, którzy wykorzystali technologię w służbie wydajności i optymalności. Są to organizacje, które swoje procesy biznesowe realizują przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych, ale przede wszystkim dążą do tego by realizacja tych procesów była optymalna. Są to także organizacje, które cechują się kulturą dbania o wydajność. Innowacje nie są inicjowane tylko z poziomu kadry zarządzającej, ale i przez pracowników na specjalistycznych stanowiskach, motywowanych by na co dzień dbać o wydajność spółki.

Weryfikacja:

W trakcie projektów audytowych weryfikowane są rozwiązania technologiczne w zakresie cyfryzacji, czasu trwania poszczególnych procesów oraz ich ścieżki. Wspomniana wcześniej kultura innowacji jest również weryfikowana, dlatego specjalista sprawdza, czy pracownicy mają możliwość zgłaszania zmian, jaki procent tych zgłoszeń jest wdrażany oraz jak pracownicy są motywowani do tego aby takie zmiany inicjować.

 

Certyfikacja PPL 04 – Poziom 4

Opis poziomu:

Najwyższy poziom certyfikacji Paperless przeznaczony jest dla firm, które wyróżniają się w swojej branży innowacyjnością w wykorzystaniu rozwiązań technologicznych. To prekursorzy stosowania nowych technologii.

Weryfikacja:

Organizacje muszą spełniać wymagania poprzednich poziomów, jednakże aby osiągnąć poziom czwarty muszą się wykazać zastosowaniem niestandardowych, często zupełnie nowych w ich branży, rozwiązań.

Z uwagi na wymóg spełnienia wymagań poprzednich poziomów, również w przypadku innowacji weryfikowane jest czy są one zastosowane w sposób racjonalny i optymalny.

 

Przykłady weryfikacji procesowej

Aby przybliżyć na czym w organizacji mogą polegać kolejne poziomy certyfikacji, posłużymy się przykładem.

 

Przykład nr 1 – proces faktury kosztowej.

1. Organizacja starająca się o przyznanie certyfikatu Poziom 1 musi udowodnić, że faktury kosztowe są procesowane wedle ściśle określonej procedury znanej w całej organizacji. Jest to proces, w którym faktury na podstawie dekretu trafią do odpowiednich jednostek, wyznaczone są kwotowe progi akceptacji, a cały proces (od momentu startu do zaksięgowania) mieści się w terminie płatności i księgowania danego dokumentu.

2. Poziom 2 zawiera w sobie założenia z pierwszego poziomu, tyle że całość procesu odbywa się przy wykorzystaniu rozwiązania informatycznego.

3. Poziom 3 normy to elektroniczny proces, w którym wprowadzone zostały elementy automatyzacji. Dla przypadku faktury kosztowej jest to przykładowo możliwość zarejestrowanie dokumentu księgowego poprzez urządzenie mobilne bez konieczności dostarczania wersji papierowej, automatyczna dekretacja dokumentu poprzez wykorzystanie mechanizmu OCR czy integracja z systemem bankowym w celu dokonania płatności.

4.  Poziom 4 w tym przypadku oznacza spięcie systemów z rozwiązaniami dostawców w celu automatycznego przekazywania dokumentów księgowych lub przechowywanie dokumentów w rozwiązaniach opartych o Blockchain.

 

Przykład nr 2 – elektroniczna księga gości.

Zakres jaki obejmuje certyfikacja Paperless jest bardzo szeroki i nie ogranicza się do podstawowych procesów. Kolejnym przykładem jest równie znany proces, ale jak się okazuje już nie tak oczywisty jeśli chodzi o jego optymalizację. Mowa tu o rejestracji gości pojawiających się w organizacji.

1. W organizacjach ubiegających się o Poziom 1 certyfikatu księga odwiedzających jest prowadzona w wersji papierowej, w której odnotowywane są informacje odwiedzającym, godzinie pojawienia się w budynku oraz celu spotkania.

2. Poziom 2 to wprowadzenie elektronicznego rejestru z tym samym zakresem informacyjnym.

3. Organizacje, które automatyzują ten obszar czyli posiadają Poziom 3 normy, to te które do elektronicznej księgi odwiedzin wprowadziły takie usprawnienia jak skanowanie dokumentów tożsamości (bez przechowywania skanów i danych osobowych wrażliwych), powiadamianie osoby, z którą zaplanowane jest spotkanie oraz monitorowanie godziny opuszczenia budynku poprzez rejestrację momentu oddania karty dostępu.

4. Czwarty poziom zarezerwowany jest dla prekursorów nowej technologii i oznacza wykorzystanie wcześniej opisanego zautomatyzowanego rejestru gości, wyposażonego dodatkowo w możliwość automatycznego zanonimizowania danych osobowych oraz moduł raportowy, który na podstawie miejsc spotkań przedstawia administracji budynku ruch gości na poszczególnych piętrach.

 

Jesteś zainteresowany certyfikacją swojej organizacji? Napisz do nas: info@paperless.pl