Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Podpis elektroniczny Paperless Signature

Uwolnij podpis od papieru i zamień dokumenty papierowe na elektroniczne

Rozporządzenie unijne eIDAS obowiązujące wszystkie kraje UE od 1 lipca 2016 r., Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 r. oraz nowelizacja Kodeksu Cywilnego z 8 września 2016 r. umożliwiają m.in zastąpienie dokumentów papierowych wersją elektroniczną. Nadszedł najwyższy czas na usprawnienie biznesu i zwiększenie bezpieczeństwa danych.

Odręczny Podpis Elektroniczny

W ramach plarformy Paperless Signature dostępna jest technologia Odręcznego Podpisu Elektronicznego (OPE), umożliwiająca elektroniczne podpisywanie dokumentów na tablecie lub specjalistycznym padzie do podpisu. W przeciwieństwie do tradycyjnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego obsługa rozwiązania jest bardzo prosta – wystarczy złożyć odręczny podpis za pomocą rysika na ekranie urządzania, na którym wyświetlony jest dokument.

Technologia OPE umożliwia precyzyjne zarejestrowanie unikalnych dla każdego człowieka danych biometrycznych odręcznego podpisu w formie cyfrowej. Wśród rejestrowanych danych są m.in. szybkość składania podpisu, nacisk, przyspieszenie oraz czas rejestracji podpisu. Dane te są cyfrowym odpowiednikiem wzorca atramentowego podpisu i mogą zostać wykorzystane w Sądzie w celu udowodnienia czy dany dokument elektroniczny był podpisywany (lub nie) przez konkretną osobę.

Dzięki wyrafinowanej funkcjonalności integrowania podpisu elektronicznego z podpisywanym dokumentem (m.in. za pomocą algorytmów kryptograficznych) nie ma możliwości skopiowania podpisu i wykorzystania go do innej transakcji. Dodatkowo system potrafi wychwycić wszelkie próby zmiany dokumentu po podpisaniu przez strony, co dodatkowo zabezpiecza transakcję. Rozwiązanie spełnia normę ISO 32000-1 oraz jest certyfikowane przez TÜV Saarland. Ten typ podpisu elektronicznego polecany jest we wszystkich procesach biznesowych, w których dochodzi do fizycznego spotkania obu stron podpisujących dokument.

Rozwiązania mobilne

System Paperless Signature może funkcjonować na urządzeniach mobilnych takich jak tablety czy smartfony, wyposażonych w aktywną matrycę umożliwiającą zarejestrowanie danych biometrycznych podpisu składanego za pomocą rysika. Wykorzystanie odbiornika GPS urządzeń mobilnych umożliwia również zapisanie geolokalizacji transakcji, co dodatkowo zabezpiecza transakcję oraz usprawnia zarządzanie mobilnymi przedstawicielami.

Fotografowanie i OCR dokumentów

Rozwiązanie Paperless Signature umożliwia fotografowanie dokumentów występujących przy transakcji takich jak dokumenty tożsamości, dokumenty finansowe itp. Zeskanowane obrazy mogą automatycznie uruchomić silnik OCR do rozpoznania danych z dokumentów, co dodatkowo przyspiesza dany proces biznesowy.

Rozwiązania stacjonarne

W przypadku placówek stacjonarnych, w których realizowana jest masowa liczba transakcji, optymalnym rozwiązaniem są specjalistyczne pady do rejestracji odręcznego podpisu elektronicznego. Nasza firma jest dystrybutorem urządzeń tego typu, m.in. firmy Wacom.

Podpis elektroniczny przez Internet

W ramach platformy Paperless Signature dostępny jest również podpis elektroniczny „click-to-sign” umożliwiający elektroniczne podpisywanie dokumentów przez Internet. Wystarczy wybrać dokument do podpisu, wpisać adresy e-mail podpisujących, a system sam zadba o wysyłkę dokumentu, jego podpisanie poprzez kliknięcie oraz automatyczną archiwizację. Ten typ podpisu elektronicznego polecany jest w procesach zdalnych, w których nie ma fizycznego kontaktu podpisujących.

Wsparcie procesów biznesowych

System Paperless Signature może być zintegrowany z dowolnym systemem klasy BPM np. Paperless BPM, dzięki czemu zarówno uruchomienie urządzenia do złożenia e-podpisu jak i kolejne kroki w procesie po podpisaniu dokumentu mogą być realizowane w pełni automatycznie. W ramach rozwiązania dostarczany jest serwer transakcyjny, który dba o współpracę urządzeń do podpisu z systemami firmowymi takimi jak CRM, BPM, DMS itp.

Archiwizacja elektroniczna dokumentów

Dokumenty podpisywane za pomocą Paperless Signature mogą być automatycznie zapisywane w firmowym e-archiwum lub np. Paperless Safe. Zapisywane dokumenty mogą być przeszukiwane po dowolnie ustalonych parametrach (także pełnotekstowo).

Wysyłka dokumentów na e-mail klienta

Podpisane dokumenty (np. umowy) mogą być automatycznie wysyłane na adresy e-mail stron.  Istnieje możliwość podłączenia dodatkowego modułu ankietowego służącego do badania satysfakcji z przeprowadzonej właśnie transakcji.

Usługi zaufane

W ramach rozwiązania Paperless Signature mogą być uruchomione dodatkowe usługi zaufane, uruchamiane automatycznie po podpisaniu dokumentu za pomocą OPE takie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna czy kwalifikowany znacznik czasu. Dodanie usług zaufanych do rozwiązania pozwala na skorzystanie z domniemań prawnych rozporządzania eIDAS i przeniesienie wymogu dowodowego na stronę kwestionującą transakcję.

W ramach kompleksowej oferty Paperless Signature zapewniamy odpowiednie oprogramowanie, sprzęt i usługi.

Główne korzyści

  • Szybsza obsługa klientów i partnerów handlowych
  • Znaczne obniżenie kosztów administracyjnych procesów biznesowych
  • Minimalizacja ryzyka fraudów