Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Podpis elektroniczny w firmie

Wdrożenie podpisu elektronicznego w firmie nie musi wynikać jedynie z wymogu narzuconego przez przepisy prawne. Jego wykorzystanie w innych obszarach niż zeznania podatkowe ułatwia zwiększenie konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów jej działalności oraz zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w relacjach z urzędami

Podpis elektroniczny najczęściej kojarzony jest z w naszym kraju z kartą kryptograficzną i czytnikiem podłączanym do komputera za pośrednictwem portu USB. Jest to tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny, który wydawany jest w Polsce przez pięć firm będących kwalifikowanymi dostawcami usługi zaufania tj. CenCert, EuroCert, KIR S.A., PWPW, Certum. Nadzór nad tymi dostawcami pełni Narodowy Bank Polski w ramach systemu Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert).

Nabycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiąże się z kosztem jego zakupu (od stu kilkudziesięciu złotych do około trzystu), procedurą wydania certyfikatu oraz cyklicznym kosztem odnawiania certyfikatu.

Stosunkowo złożony proces nabycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz jego koszty dodatkowe spowodowały, że ten rodzaj podpisu nie przyjął się w Polsce na skalę masową jako alternatywa do podpisu odręcznego składanego na papierze. Aktualnie wykorzystywany jest przez firmy głównie w relacji z urzędami.

Od 1 stycznia 2015 roku biura rachunkowe oraz płatnicy podatku dochodowego, którzy zatrudniają powyżej 5 osób, zobowiązani są do przekazywania zeznań podatkowych do urzędów skarbowych tylko w formie elektronicznej podpisywanej właśnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Odręczny podpis elektroniczny w relacjach z klientami

Alternatywą do kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest odręczny podpis elektroniczny, który świetnie się sprawdza we wszelkich transakcjach realizowanych z klientami (podpisywanie umów, wniosków, zleceń, potwierdzeń, protokołów itp.).

Technologia bazuje na tabletach wyposażonych w odpowiednią matrycę oraz oprogramowaniu rejestrującym dane biometryczne odręcznego podpisu człowieka (szybkość składania podpisu, nacisk, przyspieszenie oraz czas rejestracji podpisu. Dane te są cyfrowym odpowiednikiem wzorca atramentowego podpisu i mogą zostać wykorzystane w Sądzie w celu udowodnienia czy dany dokument elektroniczny był podpisywany (lub nie) przez konkretną osobę. Na pierwszy rzut oka podpis ten można porównać do elektronicznego podpisywania potwierdzeń kurierskich, ale jakość rejestracji podpisu i samych danych jest o wiele wyższa.

Zaletą odręcznego podpisu elektronicznego w porównaniu do podpisu kwalifikowanego jest brak potrzeby nabywania certyfikatów, ich rejestracji czy odnawiania.

Jego wdrożenie w firmie pozwala na wygenerowanie wielu korzyści zarówno dla firmy jak i jej klientów. Wśród nich są m.in.: szybsza i lepsza obsługa klienta, niższe koszty działalności, większe bezpieczeństwo dokumentów i danych, oszczędność dla środowiska i wyróżnienie na tle konkurencji.

Zmiany w przepisach prawnych

Zmieniające się w 2016 roku przepisy prawne tj. unijne rozporządzenie eIDAS, krajowa Ustawa o usługach zaufanych i identyfikacji elektronicznej oraz nowelizacja Kodeksu Cywilnego umożliwiają wykorzystanie odręcznego podpisu elektronicznego, dzięki czemu rozwiązanie, podobnie jak w wielu krajach na świecie, ma szansę przyjąć się na dobre również w Polsce.