Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Skanowanie dokumentów – jak się za to zabrać?

skanowanie

W każdym projekcie wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, pojawia się zagadnienie skanowania dokumentów i całej organizacji tego procesu. Z doświadczenia w wielu projektach, zarówno tych mniejszych, jak i w organizacjach typu Enterprise, wiem, że najważniejsze to zacząć rozmawiać o skanowaniu najszybciej jak to możliwe.

Urządzenia

No właśnie, jakie urządzenia do skanowania wybrać? Niestety na to pytanie nie można jednoznacznie odpowiedzieć, nie znając dobrze organizacji, w której będą one stosowane. Analizę tego tematu należy rozpocząć od określenia ile dokumentów dziennie trafia do organizacji. Kolejny krok to stwierdzenie, na podstawie typów dokumentów, ile z nich będzie skanowane. Kolejna bardzo ważna informacja, to w jakim czasie od pojawienia się dokumentu w organizacji (jeszcze zapakowanego w przesyłkę) powinien on dotrzeć do osoby odpowiedzialnej za jego biznesowe przeprocesowanie. Gdy zbierzemy te podstawowe informacje, wiemy ile dokładnie dokumentów będziemy skanowali w ciągu jednego dnia. Tylko jak teraz dobrać do tego urządzenie? Czy sam wskaźnik mówiący o prędkości skanowania wystarczy? Jest on dobrym wyznacznikiem do tego aby określić ile skanerów potrzebujemy. Ale czy jeden skaner fizycznie zdąży zeskanować wszystkie dokumenty w ciągu kilku godzin? Znając wydajność skanera i liczbę dokumentów prostą matematyką jesteśmy w stanie rozwiązać tę zagadkę. Jeżeli jeden skaner nie da rady, polecam kupić drugi. Jest to lepsze rozwiązanie niż posiadanie jednego bardzo szybkiego skanera. Oczywiście wynika to z konieczności zapewnienia ciągłości działania zespołu kancelaryjnego. Skaner (nawet najlepszej firmy) to tylko urządzenie, dlatego wymaga serwisowania, a i od czasu do czasu potrafi się zwyczajnie zepsuć.

Przy szacowaniu prędkości skanera, należy pamiętać jeszcze o jego dziennej dopuszczalnej liczbie skanowanych stron. Każdy producent podaje ten parametr, który określa jak mocno dane urządzenie może być eksploatowane. Warto o tym pamiętać, gdyż notoryczne przekraczanie tej wartości może prowadzić do utraty gwarancji w przypadku awarii.

Jakość skanu

Więc mamy już nasze urządzenia, kupiliśmy je lub leasingujemy od dostawcy, w zależności od formy finansowania wybieramy to co jest dla nas lepszym rozwiązaniem. Pojawia się jednak pytanie w jaki sposób skanować dokumenty? Jak dobrać profile skanowania tak, aby dokumenty były wyraźne i zajmowały na dysku jak najmniej miejsca? W przypadku tych naprawdę dużych wdrożeń rozmiar zapisywanego dokumentu może mieć ogromne znaczenie i wiązać się z wielkimi kosztami, gdy nie podejdziemy na poważnie do optymalizacji dokumentu. Przy doborze profilu skanowania, poza rozmiarem i czytelnością dla użytkownika, jest jeszcze jeden ważny parametr, a mianowicie czytelność dla mechanizmu OCR. Jeżeli korzystamy z silników odczytujących tekst z obrazu, musimy liczyć się z tym, że wiele z nich będzie potrzebowało skanów naprawdę dobrej jakości, a co za tym idzie posiadających duży rozmiar i zajmujących sporo miejsca. Jakiś czas temu stanęliśmy w Zespole Paperless przed dużym wyzwaniem w tym obszarze. Okazało się, że chcąc zwiększyć skuteczność OCR, doprowadziliśmy do sytuacji gdy nasze przestrzenie dyskowe dramatycznie szybko się zapełniały. Szukanie kompromisów w jakości skanu nie wchodziło w grę. Podjęliśmy więc decyzję, że zbudujemy mechanizm, który po dokonaniu OCR będzie konwertował pliki z TIFF na PDF do mniejszej rozdzielczości. Dzięki temu, nie tracąc na wygodzie użytkownika, zmniejszyliśmy ich rozmiar dwudziestokrotnie. Polecamy tego typu rozwiązanie.

Profil skanowania zależy oczywiście od rodzaju dokumentu. Najbardziej podstawowy, będący kompromisem dla jakości i rozmiaru, to 300dpi czarnobiały. Pamiętajmy jednak, że w przypadku skanów czarnobiałych nie wszystkie dokumenty będą wyglądały doskonale, niejednokrotnie spotykaliśmy się z problem odczytania pieczątek przy podobnej konfiguracji. Dlatego też warto zawsze przy wdrożeniu poświęć dzień/dwa na dostrojenie systemu i dobranie profili skanowania na podstawie dokumentów, które trafiają do naszego archiwum.

Skanowanie kopert

Kilkukrotnie spotkaliśmy się z potrzebą skanowania także kopert. Są przypadki, gdy rzeczywiście skan koperty jest pomocny przy obsłudze biznesowej pisma lub w przypadku kontroli. W sytuacji gdy mamy do czynienia z masową obsługą korespondencji, pojawia się pokusa by skanować koperty już na samym początku. Jest to trudne zadanie, ponieważ koperty wraz ze swoją zawartością bardzo często blokują podajnik skanera. Dlatego też my rekomendujemy (i tak dostosowaliśmy nasze oprogramowanie) aby masowo skanować koperty dopiero na koniec procesu, gdy cała ich zawartość jest już usunięta i zarejestrowana w systemie. Dzięki temu, że koperty są cienkie i znajduje się na nich kod kreskowy listu poleconego, ich obsługa i skanowanie są bardzo szybkie.

Zatem powodzenia w skanowaniu i do zobaczenia w biznesie lżejszym od papieru!