Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Weryfikacja podatnika VAT: wyzwania i rozwiązania.

W jednym z ostatnich artykułów wyjaśnialiśmy działanie mechanizmu Split Payment, tym razem chcielibyśmy opowiedzieć o kolejnej istotnej zmianie z obszaru ordynacji podatkowej:  jest to konieczna weryfikacja podatnika VAT przez kontrahenta.

Obowiązek weryfikacji kontrahenta

W przypadku zakupów od kontrahenta niezarejestrowanego jako „czynny podatnik VAT”, organy podatkowe mogą zakwestionować prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej przez taki podmiot. Ponadto od stycznia 2017 r., nabywcy grozi w tych okolicznościach dodatkowa kara z tytułu nieuprawnionego zawyżenia podatku do odliczenia, w wysokości nawet 100% wartości transakcji. Jeżeli nasz kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT, organy podatkowe mogą wysnuć podejrzenie, że uczestniczy on w procederze mającym na celu wyłudzenie VAT. Prowadzi to do dalszych bardzo szczegółowych kontroli, co z kolei może skończyć się poważnymi uszczerbkami na reputacji firmy, nawet jeśli podejrzenie jest nieuzasadnione.

Powyższe konsekwencje prawne i biznesowe wymagają od organizacji odpowiednich zabezpieczeń, a konkretnie dokonania tzw. należytej staranności weryfikacji czy ich kontrahent jest aktywnym podatnikiem VAT. Należy pamiętać, że najważniejsze w dochowaniu należytej staranności jest udokumentowanie procesu zweryfikowania kontrahenta, na wypadek ewentualnych przyszłych kontroli.

Weryfikacja podatnika VAT – skala problemu

Spróbujmy wyobrazić sobie skalę problemu  i możliwości jego rozwiązania. Weźmy za przykład dużą organizację, która procesuje miesięcznie 5 000 faktur kosztowych. Dziennie oznacza to konieczność sprawdzenia 250 kontrahentów w odpowiednich bazach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Każdorazowe sprawdzenie kontrahenta może zająć 2 minuty. Oznacza 8,5 godziny ciągłej pracy polegającej na weryfikacji danych w publicznych bazach. A to jedynie weryfikacja kontrahenta (tzw. dołożenie należytej staranności), pozostaje jeszcze jej udokumentowanie, czyli np. wykonanie zrzutu ekranu z bazy Ministerstwa.

Rozwiązanie

Platformy do elektronicznego obiegu dokumentów to systemy, w których bardzo często procesuje się także faktury kosztowe. Użytkownik dokonuje ich dekretacji, akceptacji formalnej i merytorycznej, a czasem z tego poziomu również przelewu opłacającego daną fakturę. Jest to więc idealne miejsce do wbudowania kolejnej funkcjonalności: mechanizmu automatycznie weryfikującego kontrahenta w publicznych bazach aktywnych płatników VAT (Portalu Podatnika, CEIDG, REGON). Niestety nie wszystkie z tych baz udostępniają interfejs integracyjny, dlatego chcąc rozwiązać problem masowej weryfikacji płatników VAT, należy szukać takich dostawców, którzy będę posiadać swoje autorskie mechanizmy pobierania danych.