Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Wsparcie obsługi kadrowej w obszarze Umów Zlecenie poprzez elektroniczne podpisywanie dokumentów

Elektroniczne podpisywanie Umów Zlecenie usprawnia procesy kadrowo-płacowe oraz wyróżnia firmę na tle zleceniodawców.

Obsługa Umów Zlecenie oraz Rachunków to nie lada wyzwanie dla firm, w których ta forma zatrudnienia jest masowo wykorzystywana w relacjach z pracownikami.

Typowy proces obsługi UZ i Rachunków to drukowanie dużej liczby dokumentów, czasochłonne przekazywanie dokumentów między zleceniobiorcą, a zleceniodawcą i dodatkowa praca związana z weryfikacją dokumentów, aby bezpiecznie zrealizować płatności.

Wersja papierowa dokumentów generuje również duże ryzyko dekompletacji dokumentów, ich zaginięcia czy też fraudów.

W ramach oferty Paperless dostępne jest rozwiązanie wspierające proces obsługi Umów Zlecenie i Rachunków. Dzięki niemu firmy są w stanie sprawnie zarządzać obszarem kadrowo-płacowym oraz wyróżnić się na tle innych zleceniodawców.

Aplikacja mobilna do obsługi procesów kadrowych w terenie

Przedstawiciel zleceniodawcy wyposażony zostaje w tablet z zainstalowaną aplikacją mobilną umożliwiającą obsługę wszystkich kluczowych kroków w procesie tj. wypełnienie kwestionariusza osobowego, podpisanie Umowy Zlecenie czy podpisanie Rachunku do UZ.

Aplikacja może się komunikować z centralą firmy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zarządzający mają pełną kontrolę nad poszczególnymi krokami w procesie (m.in. geolokalizacją zdarzenia).

Elektroniczne podpisywanie dokumentów kadrowych za pomocą technologii odręcznego podpisu biometrycznego

Rozwiązanie umożliwia podpisywanie wszelkich dokumentów kadrowych – w tym kwestionariuszy osobowych, umów zlecenie czy rachunków. Dokumenty podpisywane są pomocą technologii odręcznego podpisu elektronicznego – najbardziej naturalnej dla człowieka technologii biometrycznej.

Rozwiązanie bazuje na aktywnej matrycy elektromagnetycznej (EMR) tabletu, rysiku oraz specjalistycznym oprogramowaniu do rejestracji wszystkich unikalnych dla każdego człowieka danych biometrycznych podpisu tj. jego charakteru, nacisku, szybkości i przyspieszenia. Dane te są w odpowiednie sposób szyfrowane i integrowane z dokumentem, aby w przypadku ewentualnej sprawy sądowej mogły być wykorzystane przez biegłego grafologa sądowego do oceny autentyczności złożonych podpisów.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów zgodne z prawem

Rozwiązanie Paperless jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które obowiązuje od 1lipca 2016 roku, nowelizacją Kodeksu Cywilnego, która obowiązuje od 8 września 2016 roku oraz Art. 78 pkt. 1 KC dot. formy pisemnej. Rozwiązanie umożliwia spełnienie prawnego wymogu formy pisemnej.

Automatyczne uruchamianie kolejnych kroków w procesie

Rozwiązanie może być z integrowane z systemem kadrowym, CRM, BPM, ERP czy DMS, dzięki czemu dane zarejestrowane w aplikacji Paperless (w tym obrazy podpisanych dokumentów) mogą automatycznie uruchamiać kolejne wymagane kroki w procesie.

W przypadku kwestionariusza osobowego może być on automatycznie przekazywany do weryfikacji przez pracowników działu kadr lub może automatycznie generować nową umowę na bazie zebranych danych. W przypadku podpisanej umowy zlecenie może to być uruchomienie nowego procesu naliczania wynagrodzenia zgodnie z uzgodnionymi warunkami umowy. W przypadku podpisania przez zleceniobiorcę rachunku może być uruchamiany proces płatności.

Automatyczna archiwizacja umów w e-archiwum

Po elektronicznym podpisaniu dokumentów kadrowych są one automatycznie archiwizowane w repozytorium elektronicznym wg wymaganej struktury teczki ABC dokumentów kadrowych.

Dzięki opcjonalnej integracji z systemem pocztowym firmy istnieje możliwość automatycznego generowania e-maili do zleceniobiorców z podpisanymi dokumentami.

Monitorowanie jakości pracy przedstawicieli

Rozwiązanie Paperless umożliwia „wszycie” w proces oceny pracy przedstawiciela zleceniodawcy, dzięki czemu menedżerowie mogą otrzymywać na bieżąco ocenę pracy swoich pracowników.

Automatyczne raportowanie

Wszystkie kroki w procesie obsługi umowy kredytowej (w tym elektroniczne podpisywanie dokumentów) mogą być automatycznie raportowane po realizacji danej transakcji. Wśród raportowanych danych mogą być m.in: czas danej operacji w procesie, czas trwania danego kroku, ocena satysfakcji klienta, geolokalizacja zdarzenia. Raportowane dane umożliwiają menedżerom reagować na bieżąco na jakość pracy przedstawicieli oraz usprawniać ofertę w przyszłości.

Doradztwo w implementacji rozwiązania

W ramach oferty Paperless analitycy Billennium mogą przeanalizować obecne kadrowe zarówno pod kątem redukcji kosztów operacyjnych jak i pod kątem wzrostu wydajności.

Rekomendacje analityczne uwzględniają: zakres wymaganych modyfikacji procesów, układ zawartości dokumentów elektronicznych, zakres integracji z systemami trzecimi, rodzaj urządzeń do e-podpisu, zakres usług wsparcia. W ramach analizy Paperless wyznaczone zostają wstępne wskaźniki KPI, dzięki którym firmy są w stanie oszacować potencjał korzyści z inwestycji w rozwiązanie oraz prognozowany okres zwrotu.

Korzyści

Zastosowanie rozwiązania Paperless wspierającego obsługę kadrową w obszarze Umów Zlecenie pozwala odnieść wiele korzyści takich jak:

  • Zwiększenie wydajności obsługi Umów Zlecenie i Rachunków – zarówno przez pracowników terenowych jak i pracowników działu kadr.
  • Minimalizacja kosztu procesu (brak kosztu papieru, kosztu przesyłek, niższy koszt czasu pracy).
  • Eliminacja pomyłek w procesie i ewentualnych nadużyć.
  • Kontrola w czasie rzeczywistym jakości obsługi oraz satysfakcji zleceniobiorcy.
  • Budowanie pozytywnego wizerunku wśród zleceniobiorców.