Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Wsparcie obsługi kancelaryjnej i obiegu dokumentacji w firmie

Automatyzacja pracy kancelarii firmowej usprawnia obsługę wielu procesów biznesowych w firmie.

Obsługa dużej ilości różnorodnej korespondencji przychodzącej i wychodzącej to duże wyzwanie dla wielu dużych organizacji. Multikanałowość obsługi poczty, specyficzne wymagania procesowe, brak lub nadmiar systemów informatycznych dodatkowo utrudnia to zadanie.

W wielu przypadkach korespondencja rejestrowana jest przez pracowników manualnie, co przy ograniczonych zasobach ludzkich utrudnia pracę administracji. Papierowy obieg dokumentacji może opóźniać procesy oraz generować ryzyko zagubienia dokumentacji i powstawanie błędów ludzkich.

Jeżeli procesy obsługi korespondencji są skomplikowane, a w firmie brakuje odpowiedniego rozwiązania technologicznego wspierającego ten obszar to wprowadzanie nowych pracowników jest czasochłonne, a koszt szkolenia wysoki.

Manualna praca, fizyczne przenoszenie dokumentacji, brak wsparcia systemowego powoduje najczęściej wzrost kosztów obsługi administracyjnej. Dodatkowym problemem, jaki pojawia się w tego organizacjach obsługujących duży wolumen dokumentów jest problem komunikacyjny między poszczególnymi zespołami, który czasami może doprowadzać do niepotrzebnych konfliktów.

W ramach oferty Billennium Paperless dostępne jest rozwiązanie usprawniające pracę kancelarii firmowej, w której swój przebieg najczęściej rozpoczyna wiele procesów biznesowych.

Rejestracja korespondencji papierowej i elektronicznej

Moduł kancelaryjny rozwiązania Paperless umożliwia rejestrację zarówno korespondencji papierowej (listy polecone, zwykłe, przesyłki kurierskie) jak i elektronicznej (maile, dane z formularzy internetowych). W przypadku każdego typu korespondencji istnieje możliwość ustawienia zadań automatycznych, które mają być wykonywane przez system po zarejestrowaniu danego typu przesyłki – np. list polecony z Policji będzie kierowany specjalną ścieżką do zdefiniowanych odbiorców bez jego otwierania.

Sekcyjny podział pracy kancelarii

W przypadku bardzo dużych wolumenów dokumentacji (kilka tysięcy przesyłek dziennie) istnieje możliwość ustawienia w systemie dedykowanych sekcji pracy kancelarii, które sprzyjają specjalizacji poszczególnych zespołów pracowników w obsłudze danego typu zadania. Przykładowymi sekcjami mogą być: rejestracja przesyłek, rejestracja pism (jedna przesyłka może zawierać wiele pism), skanowanie dokumentów, obsługa zwrotów i ZPO.

Integracja z operatorami pocztowymi

Rozwiązanie może być zintegrowane z systemami popularnych operatorów pocztowych takich jak Poczta Polska, InPost, DHL, DPD, dzięki czemu proces kontroli poczty i jej rejestracji może zostać dodatkowo przyspieszony. Integracja polega na automatycznym przekazywaniu danych nadawcy i danych odbiorcy do systemu Paperless jeszcze przed fizycznym dotarciem korespondencji do organizacji.

Zautomatyzowana dekretacja pism

Rozwiązanie Paperless daje możliwość modelowania dowolnych procesów biznesowych, które rozpoczynają się w kancelarii lub kancelaria jest jednym z ich etapów. Dzięki możliwości zdefiniowania domyślnych kroków w procesie dla danego typu i rodzaju pisma (np. odbiorcą umów serwisowych jest zawsze dział serwisu, umowa serwisowa archiwizowana jest 10 lat, umowa serwisowa jest skanowana) proces rejestracji, dekretacji i kolejnych czynności związanych z pismem (np. skanowanie i archiwizacja) jest automatyzowany co znacznie przyspiesza obsługę kancelaryjną – pracownicy kancelarii nie muszą się zastanawiać gdzie dane pismo powinno być przekazane.

Obsługa przesyłek specjalnych

Rozwiązanie Paperless umożliwia obsługę wybranych typów przesyłek w ramach wydzielonych ścieżek, których przebieg może być definiowany niezależnie od standardowych przebiegów. Wśród przesyłek specjalnych mogą być np. przesyłki z ważnych instytucji i urzędów (KNF, UOKiK, ABW, Policja itp.) oraz do konkretnych odbiorców (Zarząd, Dział Prawny itp.). W ramach tego typu ścieżek przesyłki zazwyczaj nie są otwierane, ani skanowane – pracownicy kancelarii przekazują je bezpośrednio i niezwłocznie po przyjęciu do kancelarii.

Skanowanie i OCR dokumentów

Korespondencja papierowa trafiająca do kancelarii może być skanowana indywidualnie w ramach danej rejestracji pisma lub masowo (w ramach wsadów dokumentacyjnych do skanowania). Docelowy scenariusz digitalizacji uzgadniany jest najczęściej w ramach doradztwa przedwdrożeniowego. System umożliwia obsługę dowolnej liczby szablonów OCR, które pozwalają na precyzyjne rozpoznanie danych z danego typu skanowanego dokumentu. Dzięki zastosowaniu szablonów OCR współczynnik prawidłowego rozpoznania danych dokumentów jest bardzo wysoki.

Archiwizacja papierowa i elektroniczna dokumentów

Rozwiązanie Paperless wspiera również archiwizację dokumentów i to na etapie jej digitalizacji. W przypadku skanowania masowego istnieje możliwość powiązania kodów kreskowych pism z kodem kreskowym pudła archiwizacyjnego, do którego są odkładane po skanowaniu. System pilnuje aby wymagany okres archiwizacji dokumentu był zbieżny z okresem archiwizacji całego pudła. Wszystkie dokumenty skanowane w czasie rejestracji zapisywane są automatycznie do e-archiwum, do którego dostęp maja uprawnione osoby. Przegląd i dostęp do zasobów archiwalnych może być zorganizowany wg ustalonych kryteriów – np. czasu, działów, typów dokumentów, ID klienta itp.

Automatyczne powiadomienia o nadchodzącej korespondencji

System automatycznie powiadamia odbiorców korespondencji o przesyłkach, jakie są w drodze do firmy i jakie zostały właśnie zarejestrowane. W przypadku kancelarii obsługujących masową liczbę dokumentów informacja pozyskana wcześniej ułatwia zaplanowanie pracy zespołu w dniu, w którym poczta pojawia się w organizacji.

Obsługa korespondencji przez działy biznesowe

Użytkownicy biznesowi po zalogowaniu się do systemu widzą sprawy, jakie są im automatycznie lub ręcznie przydzielone. W ramach załączników dostępne są skany korespondencji, a wśród danych te zarejestrowane w kancelarii. Pracownicy merytoryczni mają również łatwy dostęp do archiwalnej dokumentacji elektronicznej dzięki czemu mogą szybko poznać kontekst danej sprawy i obsłużyć ją na swoim etapie. System dba o to, aby każdy proces został zrealizowany w zadanym czasie i kolejności – jeżeli pojawia się zagrożenie przeterminowania sprawy system wysyła odpowiednie przypomnienia. Obsługa spraw może być realizowana zarówno na wersji desktop systemu jak i w wersji mobilnej.

Integracja z innymi systemami w firmie

Rozwiązanie Paperless może zostać zintegrowane z innymi systemami w firmie – np. systemami F-K, CRM, BPM, ECM, ERP czy systemami dziedzinowymi (np. system do obsługi reklamacji), dzięki czemu eliminowana jest konieczność przepisywania danych między systemami i obsługa spraw jest płynna i szybka.

Monitoring dokumentacji w wersji papierowej

Niektóre dokumenty w firmie muszą być przekazywane w formie papierowych oryginałów.
W takich przypadkach system Paperless umożliwia śledzenie fizycznego ruchu dokumentu w organizacji poprzez wykorzystanie unikalnych barkodów identyfikujących dany dokument.

Wielowymiarowe raportowanie

Rozwiązanie Paperless pozwala na raportowanie czynności związanych z danym dokumentem czy pulą dokumentów. Dane statystyczne dotyczące czynności kancelaryjnych są dodatkowo wizualizowane, co ułatwia menedżerom wykrywanie „wąskich gardeł” w procesach i ich dalszą optymalizację.

Doradztwo w obszarze organizacji pracy kancelarii

W ramach danego projektu Paperless analitycy Billennium są w stanie przeanalizować obecną organizację pracy kancelarii oraz poszczególne kroki obsługiwanej korespondencji. Analitycy przyglądają się pracy kancelarii oraz analizują istniejące opisy procesów biznesowych. Na bazie zebranych informacji oraz dzięki znajomości najlepszych praktyk w innych organizacjach są w stanie przedstawić rekomendację docelowego rozwiązania – zarówno w zakresie organizacji pracy jak i optymalnych rozwiązań technologicznych.

Korzyści

Wykorzystanie rozwiązania Paperless do wsparcia obsługi kancelaryjnej w firmie pozwala odnieść wiele korzyści takich jak:

  • Redukcja kosztu obsługi kancelarii i poszczególnych procesów.
  • Minimalizacja ryzyka zaginięcia dokumentu lub przeterminowania sprawy.
  • Minimalizacja współczynnika błędów ludzkich przy rejestracji i dekretacji korespondencji.
  • Usprawnienie zarządzania zasobami (gł. kosztami osobowymi) dzięki mechanizmom monitorującym w czasie rzeczywistym efektywność realizacji poszczególnych procesów.
  • Budowanie pozytywnego wizerunku zarówno na zewnątrz firmy wśród klientów i kontrahentów, jaki i wewnątrz wśród innych działów.