Używamy plików cookies, aby ułatwić Ci korzystanie z naszego serwisu oraz do celów statystycznych. Jeśli nie blokujesz tych plików, to zgadzasz się na ich użycie oraz zapisanie w pamięci urządzenia. Pamiętaj, że możesz samodzielnie zarządzać cookies, zmieniając ustawienia przeglądarki. Czytaj więcej Polityka prywatności.

Wsparcie sprzedaży i obsługi klienta poprzez elektroniczne podpisywanie dokumentów

Elektroniczne podpisywanie dokumentów oszczędza czas handlowców i klienta, który może być przeznaczony na budowanie relacji oraz rozwój biznesu.

Obsługa dokumentacji w procesie sprzedaży czy obsługi klienta to zespół typowo administracyjnych czynności, który nie wnosi wartości biznesowej do procesu.

Papierowa forma dokumentacji powoduje, że jej obsługa jest czasochłonna. Dokumenty papierowe są drukowane, kompletowane do podpisów, podpisywane w wielu miejscach i transportowane do/od klienta oraz do działu administracyjnego firmy. Wysoka czasochłonność występuje nie tylko po stronie przedstawicieli biznesowych firmy, którzy swój czas powinni poświęcać na kontakt z klientem i generowanie sprzedaży, ale również po stronie działów back office, które weryfikują otrzymane dokumenty, rejestrują w systemach, skanują i fizycznie archiwizują.

Złożoność procesów obsługi dokumentacji w wersji papierowej oraz najczęściej manualny charakter prac generuje wysoki koszt obsługiwanych procesów, a także ryzyko błędów ludzkich, nadużyć i fraudów, które dodatkowo obciążają procesy sprzedaży i obsługi klienta.

W ramach oferty Billennium Paperless dostępne jest rozwiązanie wspierające procesy sprzedaży i obsługi klienta.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów zamiast wydruków

Rozwiązanie Paperless umożliwia zastąpienie wydruku dowolnych dokumentów sprzedaży elektronicznym podpisywaniem dokumentów. Siły sprzedaży nie tracą swojego cennego czasu na drukowanie dokumentów, przygotowywanie ich do podpisu, przekazywanie do klienta, fizyczne kompletowanie czy rozliczenia z własną administracją. Ryzyko pomyłek jest eliminowane, co dodatkowo zabezpiecza proces przed wszelkimi opóźnieniami.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów za pomocą technologii odręcznego podpisu biometrycznego

Dokumenty podpisywane są pomocą technologii odręcznego podpisu elektronicznego – najbardziej naturalnej dla człowieka technologii biometrycznej. Rozwiązanie bazuje na aktywnej matrycy elektromagnetycznej (EMR) tabletu, rysiku oraz specjalistycznym oprogramowaniu do rejestracji wszystkich unikalnych dla każdego człowieka danych biometrycznych podpisu tj. jego charakteru, nacisku, szybkości i przyspieszenia. Dane te są w odpowiednie sposób szyfrowane i integrowane z dokumentem, aby w przypadku ewentualnej sprawy sądowej mogły być wykorzystane przez biegłego grafologa sądowego do oceny autentyczności złożonych podpisów.

Elektroniczne podpisywanie dokumentów zgodne z prawem

Rozwiązanie Paperless jest zgodne z rozporządzeniem eIDAS, które obowiązuje od 1lipca 2016 roku, nowelizacją Kodeksu Cywilnego, która obowiązuje od 8 września 2016 roku oraz Art. 78 pkt. 1 KC dot. formy pisemnej. Rozwiązanie umożliwia spełnienie prawnego wymogu formy pisemnej.

Podpisywanie dokumentów we wszystkich kanałach kontaktu z klientem

Rozwiązanie może być wykorzystane w kanale mobilnym, stacjonarnym oraz zdalnym (on-line). W przypadku kanału mobilnego wykorzystywane są tablety wyposażone w aktywną matrycę EMR i moduł komunikacyjny 3/4G. Placówki stacjonarne mogą być wyposażone w specjalistyczne pady do e-podpisu (np. firmy Wacom). W przypadku kanału zdalnego mogą być wykorzystane ww. urządzania lub/i forma „click-to-sign” do potwierdzania i podpisywania dokumentów.

Współpraca z systemami firmowymi

Rozwiązanie może być z integrowane z systemami klasy CRM, BPM, ERP, dzięki czemu elektroniczne podpisanie dokumentów może automatycznie uruchamiać kolejne kroki w systemach – np. przesłanie dokumentów do klienta, ocenę satysfakcji, zlecenie dostawy produktu, zadanie dla telemarketingu itp.

Automatyczna archiwizacja dokumentów w e-archiwum

Po elektronicznym podpisaniu dokumentu jest on automatycznie archiwizowany w dedykowanym repozytorium elektronicznym. Dzięki dodatkowej integracji z systemami wewnętrznymi system może generować automatycznie e-mail z dokumentem do klienta/linkiem do e-archiwum.

Monitorowanie satysfakcji klienta i jakości pracy przedstawicieli

W ramach procesu zawarcia umowy kredytowej istnieje możliwość „wszycia” w proces oceny satysfakcji klienta, dzięki czemu menedżerowie sprzedaży mogą otrzymywać na bieżąco ocenę pracy swoich pracowników.

Automatyczne raportowanie

Wszystkie kroki w procesie obsługi sprzedaży czy obsługi klienta (w tym elektroniczne podpisywanie dokumentów) mogą być automatycznie raportowane po realizacji danej transakcji. Wśród raportowanych danych mogą być m.in: czas danej operacji w procesie, czas trwania danego kroku, ocena satysfakcji klienta, geolokalizacja zdarzenia. Raportowane dane umożliwiają menedżerom reagowanie na bieżąco na jakość pracy przedstawicieli oraz usprawniać ofertę w przyszłości.

Wsparcie klientów w terminowej spłacie zobowiązań

W ramach rozwiązania Paperless klienci końcowi mogą otrzymać zaproszenie do pobrania bezpłatnej aplikacji mobilnej Bilo, w ramach której będą mogli zlecić Billennium obsługę co miesięcznych rachunków za sprzedany produkt czy usługę.

Dzięki Bilo klient nie musi pamiętać o terminowym opłacaniu swoich rachunków, a usługodawcy mogą obniżyć wewnętrze koszty obsługi nieterminowych spłat (m.in windykacji).

Dodatkową zaletą aplikacji jest możliwość uruchomienia spersonalizowanej komunikacji firmy z klientem umożliwiającej np. przedstawienie spersonalizowanej oferty.

Więcej o aplikacji Bilo

Doradztwo w implementacji rozwiązania

W ramach oferty Paperless analitycy Billennium mogą przeanalizować obecne procesy sprzedaży czy obsługi klienta zarówno pod kątem redukcji kosztów operacyjnych jak i pod kątem wzrostu sprzedaży.

Rekomendacje analityczne uwzględniają: zakres wymaganych modyfikacji procesów, układ zawartości dokumentów elektronicznych, zakres integracji z systemami trzecimi, rodzaj urządzeń do e-podpisu, zakres usług wsparcia. W ramach analizy Paperless wyznaczone zostają wstępne wskaźniki KPI, dzięki którym firmy są w stanie oszacować potencjał korzyści z inwestycji w rozwiązanie oraz prognozowany okres zwrotu.

Korzyści

Wykorzystanie rozwiązania Paperless do wsparcia sprzedaży i obsługi klienta pozwala odnieść wiele korzyści takich jak:

  • Oszczędność czasu przedstawicieli i klientów na obsługę formalności.
  • Minimalizacja kosztu obsługi procesów sprzedaży i obsługi klienta.
  • Eliminacja pomyłek w procesie i ewentualnych nadużyć.
  • Kontrola w czasie rzeczywistym jakości obsługi oraz satysfakcji klienta.
  • Zwiększenie odsetka terminowych zobowiązań ze strony klientów i możliwość dodatkowej sprzedaży (w ramach aplikacji Bilo).
  • Budowanie pozytywnego wizerunku wśród klientów.